Empresas tienen hasta el 31 de marzo para actualizar sus Bases de Datos

El Hábeas Data es un tema recurrente en el país por la importancia que tiene: proteger los datos personales de los colombianos y buscar que las empresas realicen un  correcto tratamiento de estos en favor de los clientes y sus demás grupos de interés. Por ello, la Superintendencia de Industria y Comercio, en el Capítulo II del Título V de la Circular Única, modificado por la Circular Externa No. 01 del 11 de enero de 2017, estableció que el plazo para actualizar la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) deberá realizarse anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo. 

Teniendo en cuenta que está por vencer el referido plazo, la abogada Lorena Fonseca Amado resuelve las inquietudes de las empresas frente a la actualización de la información  y las implicaciones que tiene el no realizar el proceso.

¿Por qué las empresas deben realizar esta actualización de la información relacionada con sus Bases de Datos?

Todas las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que se encuentran obligadas, de acuerdo con el Decreto 090 de 2018, a inscribir sus bases de datos en el RNBD por tener activos superiores a 100.000 UVT deben actualizar la información registrada, siendo importante aclarar que existen diversas oportunidades y criterios de actualización de la información registrada en el RNBD, según lo contemplado en el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.

En ese orden, la actualización de información general se debe realizar anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, plazo que está próximo a cumplirse. También los obligados deberán realizar actualizaciones dentro de los diez (10) primeros días hábiles de cada mes, si se presentan cambios sustanciales en la información que haya sido registrada.

¿Qué implicaciones tiene el no hacer este proceso dentro de los tiempos establecidos?

Tratándose de una obligación relacionada con las normas de protección y tratamiento de datos personales, las empresas podrán verse expuestas a las sanciones que imponga la Superintendencia de Industria y Comercio, entre las que se encuentran multas hasta por 2000 SMMLV, así como suspensión y cierre de las actividades relacionadas con tratamiento de datos personales.

¿Qué tipos de empresas deben hacer esta inscripción de Bases de Datos?

El registro en el RNBD es obligatorio para sociedades y entidades sin ánimo de lucro que realicen tratamiento de datos personales en calidad de Responsables, es decir, que ejecuten por sí mismas actividades de recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de este tipo de datos, y que tengan activos totales superiores a 100.000 UVT ($3.800.400.000 para el año 2022), sin que haya requisitos adicionales a los mencionados.

¿Las empresas colombianas acatan todos los lineamientos del Hábeas Data estipulados por la SIC? 

El Hábeas Data es el derecho consagrado en la Constitución, en virtud del cual las personas pueden conocer, actualizar y rectificar la información personal que se encuentre contenida en bases de datos. Con base en ello, se han establecido una serie de principios y deberes para quienes realicen actividades de tratamiento de datos personales, en general, sin importar sus activos o tamaño.

Desde mi experiencia como abogada y asesora en temas relacionados, puedo determinar que algunas empresas cuentan con políticas de tratamiento de datos personales, pero no han implementado mecanismos y procedimientos que garanticen y demuestren la protección de estos datos. Es importante tener en cuenta, además, que con los avances tecnológicos encontramos distintos medios y formas de recolección de información personal, lo que implica establecer medidas efectivas para lograr dicha protección. 

Asimismo, disposiciones como la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015, entre otras concordantes y aplicables, establecen todos los requisitos que las empresas deben cumplir al tratar información personal, por lo que no basta con contar únicamente con una política sino que se requiere, entre otros, contar con procedimientos y designar una persona o área encargada para la atención de consultas y reclamos de los titulares.

Importancia del Habeas data para las empresas colombianas

En Colombia, una empresa que cumpla con las disposiciones de protección de datos personales es una empresa confiable para sus clientes y grupos de interés en general. La confianza adquirida, a su vez, le permitirá destacarse y posicionarse en el mercado y le facilitará establecer mejores relaciones comerciales. 

Se ha demostrado que los datos personales que se recolectan son una fuente imprescindible para mejorar la competitividad de las empresas, por lo que el tratamiento estos debe llevarse a cabo cumpliendo con el marco normativo vigente, asegurándose de poner en primer lugar los derechos de las personas titulares de información personal y cumpliendo con los principios de legalidad, finalidad, libertad veracidad, transparencia, seguridad y confidencialidad. 

La inscripción de las Bases de datos y su actualización se debe realizar en el sitio web del Registro Nacional de Bases de Datos: https://rnbd.sic.gov.co/sisi/login para lo cual es importante que la empresa tenga plenamente identificada la información personal sobre la que realiza tratamiento y cuente con una Política debidamente estructurada.