¿Cómo deben los colegios proteger y tratar los datos personales de los menores de edad?

Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) han revolucionado la manera de manejar los datos personales de niñas, niños y adolescentes; las nuevas herramientas permiten que las personas de todas las edades puedan tener mayor acceso a la información, grandes oportunidades de aprendizaje y nuevas formas de entretenimiento e interacción social. 

Pese a todas sus ventajas, las nuevas tecnologías permiten y almacenan en tiempo real información de todas partes del mundo, esto se debe al impacto que ha tomado el ecosistema digital. En los últimos 5 años, se ha multiplicado por 4 la cantidad de datos digitales creados o replicados en todo el mundo, según EAE Business School.

Lo anterior demuestra el reto con el que cuentan a diario las organizaciones que manejan los datos de los menores de edad, colegios e instituciones educativas. Vale la pena resaltar que cuando se habla de recopilar datos personales de un menor de edad (dirección, teléfono, correo electrónico, datos biométricos, entre otros) va más allá de la autorización, pues implica el cumplimiento de una serie de requisitos adicionales, que de no acatarse conforme lo indica la ley puede tener repercusiones legales.

En Colombia, desde el año 2012 existe la ley 1581 y el Decreto 1377 de 2013, en los cuales se incorporan reglas especiales para la protección de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, al punto que el artículo 7 de la ley 1581 de 2012 señala que la recolección y tratamiento de datos personales de menores está prohibida, salvo aquellos datos de naturaleza pública (información relativa al estado civil u ocupación).

Las leyes que corroboran la importancia de que las instituciones educativas creen políticas para su tratamiento, previniendo de esta manera que los niños, niñas y adolescentes sean expuestos a hechos lamentables como: secuestro, phising, sexting, grooming, ciberbulling, robos, entre otras acciones que desconocidos pueden llevar a cabo con esta información.

Por lo anterior es importante que las instituciones educativas tomen conciencia de su importancia y de manera constante realicen un análisis de las medidas y políticas en el tratamiento de datos, involucrando a su cuerpo administrativo y de docentes, creando así una red capacitada previniendo con ellos que su manejo no ponga en peligro la seguridad o ciberseguridad de los menores de edad.

Es importante considerar que los colegios e instituciones educativas se han tenido que incorporar al mundo digital, lo que conlleva a tener la necesidad de migrar a las plataformas todos estos datos con los que en años anteriores tenían registro físico, para lo cual es necesario que cuenten con personal capacitado, junto a una infraestructura adecuada (software). Esto permite que las instituciones tengan grandes ventajas competitivas, permitiéndoles así un amplío crecimiento y manejo tanto administrativo, académico, y bienestar de la comunidad.

En este orden de ideas, el tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes, se deben tratar con sistemas de gestión que los ayuden a organizar y tratar la información de manera confidencial en cada institución.

Frente a los diferentes desafíos que presentan los colegios e instrucciones educativas existen softwares como Campuskey, dedicado a la educación, el cual, por medio de su sistema de gestión integrado, determina la información, la experiencia y trazabilidad, permitiendo de esta manera el uso correcto de los datos, trabajando con información confiable, actualizada y en la nube.

Además, se hace un llamado a los directivos de las instituciones educativas a que conozcan la información que se puede recolectar, estipulan un consentimiento en donde los adultos a cargo conozcan su uso y tratamiento y establezcan los roles o cargos que tienen acceso a estos datos, para de esta manera limitar su manipulación.

Con todo lo anterior se resalta la necesidad de implementar un software que permita y establezca correctos procedimientos para la publicación de listas, calificaciones y circulares con datos personales dentro y fuera de la institución, evitando de esta manera que lleguen a manos de personas que puedan hacer uso indebido.

“Los sistemas de gestión escolar deben garantizar a las instituciones educativas el manejo adecuado de todos los datos personales de estudiantes como de los empleados, dentro de la ley. Desde temprana edad se debe educar a los estudiantes sobre cómo dar manejo adecuado de sus datos, explicar a quién se le pueden compartir y a quién no esta información, los posibles riesgos a los que se enfrentan y también las posibles soluciones si desafortunadamente ya se ven enfrentados a este tipo de situaciones. La inclusión de este tipo de enseñanzas demuestra a los padres qué colegios están o no a la vanguardia de los avances mundiales.” Asegura Sara Domínguez, CEO de Campuskey.

El software de Campuskey, cuenta con herramientas digitales para recopilar, organizar la información y el cuidado de los datos, lo cual permite que las instituciones educativas tengan integrando en un solo lugar todas las plataformas que les brinde inteligencia en el manejo de los datos, por medio de módulos, funcionalidades, servicios e infraestructura, y soluciones que se acomoden a las necesidades de los rectores y directivos.